در بسیاری از سازمانها، ارسال فایل از طریق پیامرسانها و شبکههای اجتماعی به یک عادت روزمره تبدیل شده است. کارمندان برای ارسال اسناد، تصاویر، گزارشها یا فایلهای پروژه، از ابزارهایی مانند پیامرسانهای داخلی و خارجی استفاده میکنند؛ زیرا این ابزارها در دسترس هستند، کار با آنها ساده است و تقریباً همه کاربران با محیط آنها آشنایی دارند.
اما زمانی که صحبت از اطلاعات سازمانی، اسناد محرمانه یا دادههای کسبوکار میشود، شرایط کاملاً متفاوت است. در این سطح، تنها سرعت ارسال فایل اهمیت ندارد؛ بلکه موضوعاتی مانند امنیت اطلاعات، مالکیت دادهها، کنترل دسترسی، امکان ثبت گزارش فعالیت کاربران، تهیه نسخه پشتیبان و رعایت الزامات امنیتی به اولویت اصلی سازمان تبدیل میشود.
تجربه ما در پیادهسازی راهکارهای اشتراکگذاری فایل برای سازمانهای مختلف نشان داده است که بسیاری از مشکلات امنیتی و مدیریتی، از همان جایی آغاز میشوند که یک ابزار عمومی برای انجام کاری تخصصی مورد استفاده قرار میگیرد. پیامرسانها برای ارتباطات روزمره طراحی شدهاند، در حالی که سازمانها به بستری نیاز دارند که از ابتدا با هدف مدیریت و اشتراکگذاری امن فایل توسعه یافته باشد.
در ادامه، مهمترین تفاوتهای کاربری نرمافزار اشتراکگذاری فایل سازمانی مانند مانیا درایو را با پیامرسانها و شبکههای اجتماعی بررسی میکنیم.
دسترسپذیری
کنترل سرویس باید در اختیار سازمان باشد
یکی از مهمترین تفاوتهای میان یک سامانه سازمانی و یک پیامرسان، موضوع دسترسپذیری (Availability) است.
در پیامرسانها، سازمان هیچ کنترلی بر زیرساخت سرویس ندارد. اختلال در اینترنت، محدودیتهای شبکه، تغییر سیاستهای سرویسدهنده، بهروزرسانیهای ناگهانی یا حتی توقف ارائه خدمات، همگی میتوانند باعث شوند دسترسی کاربران به فایلهای موردنیازشان مختل شود.
در مقابل، مانیا درایو روی زیرساخت خود سازمان نصب میشود. تا زمانی که شبکه داخلی سازمان فعال باشد، کاربران نیز به سامانه دسترسی خواهند داشت. سرورها، منابع ذخیرهسازی، تنظیمات امنیتی و سیاستهای دسترسی همگی تحت مدیریت تیم فناوری اطلاعات سازمان قرار دارند و وابستگی به زیرساخت یک سرویسدهنده خارجی وجود ندارد.
این موضوع بهویژه برای بانکها، سازمانهای دولتی، صنایع و مراکز حساس که حتی چند دقیقه اختلال میتواند فرآیندهای عملیاتی آنها را متوقف کند، اهمیت بسیار زیادی دارد.
محدودیت حجم فایل
سازمان باید خودش تصمیم بگیرد
تقریباً تمام پیامرسانها و سرویسهای عمومی اشتراکگذاری فایل، محدودیتهایی برای حجم فایل، فضای ذخیرهسازی یا تعداد فایلهای قابل ارسال دارند.
این محدودیتها ممکن است امروز یک مقدار باشند و فردا بدون اطلاع قبلی تغییر کنند. علاوه بر این، سازمان هیچ اختیاری برای افزایش یا حذف این محدودیتها ندارد.
در مانیا درایو شرایط کاملاً متفاوت است. ظرفیت ذخیرهسازی و حداکثر حجم فایلها بر اساس زیرساخت سازمان تعیین میشود. در عمل این مدیر سیستم است که مشخص میکند کاربران چه میزان فضا در اختیار داشته باشند، حداکثر حجم فایلها چقدر باشد و چه سیاستهایی برای نگهداری اطلاعات اعمال شود.
این انعطافپذیری باعث میشود سازمان بتواند سامانه را متناسب با نیاز واقعی خود توسعه دهد، نه بر اساس محدودیتهای یک سرویس عمومی.
امنیت اطلاعات
زمانی که مالک دادههای خودتان هستید
یکی از مهمترین دغدغههای مدیران فناوری اطلاعات، محل نگهداری دادهها و نحوه محافظت از آنهاست.
اگرچه اکثر پیامرسانها از رمزنگاری برای انتقال اطلاعات استفاده میکنند، اما دادهها روی زیرساخت همان سرویس ذخیره میشوند و سازمان کنترل مستقیمی بر محل نگهداری، سیاستهای امنیتی یا فرآیندهای مدیریتی آن ندارد.
در مانیا درایو، فایلها روی سرورهای خود سازمان نگهداری میشوند. به همین دلیل، سازمان مالک واقعی اطلاعات خود باقی میماند و میتواند تمامی سیاستهای امنیتی موردنیاز را اعمال کند.
علاوه بر این، مدیر سیستم میتواند برای کاربران و پوشهها سطوح دسترسی متفاوت تعریف کند، گزارش کامل فعالیتها را مشاهده کند و در صورت نیاز، محدودیتهایی برای نوع فایلهای قابل بارگذاری یا دانلود اعمال نماید.
در واقع، در مانیا درایو علاوه بر فرستنده و گیرنده، زیرساخت انتقال اطلاعات نیز در اختیار خود سازمان قرار دارد؛ موضوعی که نقش مهمی در حفظ محرمانگی اطلاعات ایفا میکند.
آرشیو و تهیه نسخه پشتیبان
اطلاعات سازمان باید همیشه در دسترس باشد
یکی دیگر از چالشهای استفاده از پیامرسانها، مدیریت فایلهای قدیمی و تهیه نسخه پشتیبان است.
فرض کنید چند سال بعد به یک فایل مهم نیاز داشته باشید که در یکی از گروههای کاری ارسال شده است. پیدا کردن آن فایل، دریافت مجدد اطلاعات یا تهیه نسخه پشتیبان از هزاران فایل پراکنده، معمولاً فرآیندی زمانبر و دشوار خواهد بود.
در مانیا درایو، فایلها از ابتدا روی زیرساخت سازمان ذخیره میشوند و میتوان آنها را مطابق سیاستهای داخلی آرشیو کرد، از آنها نسخه پشتیبان تهیه کرد یا در صورت نیاز بازیابی نمود.
از آنجا که اطلاعات در اختیار خود سازمان قرار دارد، فرآیندهای Backup، بازیابی اطلاعات و مدیریت آرشیو نیز با ابزارهای استاندارد زیرساخت سازمان قابل انجام خواهد بود.
انعطافپذیری
هر سازمان نیازهای خاص خودش را دارد
یکی از تفاوتهای اساسی میان یک نرمافزار سازمانی و یک پیامرسان، امکان سفارشیسازی است.
پیامرسانها برای میلیونها کاربر طراحی شدهاند و طبیعتاً قابلیت تغییر بر اساس نیاز یک سازمان خاص را ندارند. اما تجربه ما نشان داده است که تقریباً هیچ دو سازمانی نیازهای کاملاً مشابهی ندارند.
ممکن است یک بانک نیازمند فرآیندهای تأیید چندمرحلهای باشد، یک شرکت صنعتی اتصال به Active Directory را درخواست کند و یک سازمان دولتی بخواهد تمام فایلهای منتقلشده بهصورت خودکار آرشیو شوند.
مانیا درایو با همین رویکرد توسعه داده شده است؛ یعنی امکان تطبیق با نیازهای هر سازمان. بر اساس درخواست مشتری، قابلیتهای مختلف سامانه میتوانند متناسب با فرآیندهای سازمان توسعه پیدا کنند تا نرمافزار با شیوه کاری سازمان هماهنگ باشد، نه اینکه سازمان مجبور شود فرآیندهای خود را تغییر دهد.
مقایسه مانیا درایو با پیامرسانها
| ویژگی | مانیا درایو | پیامرسانها |
| نصب روی زیرساخت سازمان | ✅ | ❌ |
| مالکیت کامل دادهها | ✅ | ❌ |
| کنترل سطح دسترسی کاربران | ✅ | محدود |
| تعیین محدودیت حجم فایل | ✅ | ❌ |
| تهیه نسخه پشتیبان استاندارد | ✅ | محدود |
| ثبت گزارش کامل فعالیت کاربران | ✅ | محدود |
| امکان سفارشیسازی | ✅ | ❌ |
| مدیریت توسط تیم فناوری اطلاعات سازمان | ✅ | ❌ |
چه زمانی باید از یک سامانه اشتراکگذاری فایل سازمانی استفاده کرد؟
اگر تبادل فایل تنها بین چند نفر و برای استفادههای روزمره انجام میشود، پیامرسانها میتوانند پاسخگوی این نیاز باشند. اما زمانی که فایلها بخشی از دارایی اطلاعاتی سازمان محسوب میشوند، موضوع کاملاً متفاوت خواهد بود.
بانکها، شرکتهای بیمه، سازمانهای دولتی، صنایع، مراکز درمانی، هلدینگها و شرکتهای بزرگ، علاوه بر ارسال فایل، نیازمند مدیریت، کنترل، ثبت سوابق، آرشیو و حفاظت از اطلاعات هستند. در چنین شرایطی، استفاده از یک سامانه تخصصی اشتراکگذاری فایل، نه یک انتخاب، بلکه بخشی از راهبرد امنیت اطلاعات سازمان خواهد بود.
جمعبندی
پیامرسانها و شبکههای اجتماعی برای برقراری ارتباط روزمره طراحی شدهاند و نمیتوان از آنها انتظار داشت تمامی الزامات یک سازمان را در حوزه مدیریت اطلاعات برآورده کنند. در مقابل، نرمافزارهای اشتراکگذاری فایل سازمانی با هدف پاسخگویی به نیازهای امنیتی، مدیریتی و عملیاتی سازمانها توسعه یافتهاند.
در مانیا درایو تلاش کردهایم راهکاری ارائه دهیم که علاوه بر سادگی استفاده، کنترل کامل دادهها را در اختیار سازمان قرار دهد. از استقرار روی زیرساخت داخلی گرفته تا مدیریت دسترسی کاربران، تهیه نسخه پشتیبان، ثبت گزارش فعالیتها و امکان سفارشیسازی، تمامی قابلیتها با هدف ایجاد بستری امن، پایدار و منعطف برای تبادل فایل طراحی شدهاند.
انتخاب میان یک پیامرسان و یک سامانه اشتراکگذاری فایل، در واقع انتخاب میان یک ابزار ارتباطی عمومی و یک زیرساخت تخصصی برای مدیریت اطلاعات سازمان است. هرچه ارزش دادههای یک سازمان بیشتر باشد، اهمیت این انتخاب نیز بیشتر خواهد بود.